Как разработать эффективный рабочий процесс утверждения в социальных сетях

Ошибки в социальных сетях случаются — но они не должны. Настройка эффективного рабочего процесса утверждения в социальных сетях снижает риск публикации ошибок. И риск отправки контента, который не является фирменным или низкого качества, также уменьшается. 

Может быть, это случилось с тобой. Вы заметили орфографическую ошибку после отправки твита. Или вы вызвали смущающую грамматическую опечатку в комментариях на Facebook. К сожалению. 

Благодаря процессу утверждения контента в социальных сетях весь контент проверяется, редактируется и утверждается отдельными членами команды перед публикацией. 

Эта статья описывает:

  • Преимущества создания рабочего процесса утверждения в социальных сетях. 
  • Как создать эффективный рабочий процесс для вашей команды.
  • Некоторые примеры инструментов одобрения социальных сетей и приложений одобрения социальных сетей.

Бонус: получите бесплатный, настраиваемый шаблон руководства по стилю в социальных сетях, чтобы легко обеспечить единообразие внешнего вида, ощущения, голоса и тональности во всех ваших социальных каналах.

4 преимущества создания процесса одобрения в социальных сетях

Вы тратите много времени на разработку стратегии маркетинга в социальных сетях, которая работает на ваш бренд. А при эффективном создании рабочий процесс утверждения в социальных сетях поможет поддерживать качество контента, публикуемого вашим брендом в социальных сетях. 

С процессом одобрения в социальных сетях вы можете:

Убедитесь, что контент в социальных сетях отточен и соответствует

Процесс утверждения в социальных сетях назначает определенных членов команды для определенных задач. Одна из этих задач в рабочем процессе включает редактирование содержимого перед публикацией. 

Сотрудник, ответственный за редактирование и утверждение контента, гарантирует, что все будет правильно, на бренде и в соответствии с рекомендациями бренда в социальных сетях, прежде чем оно будет запущено. 

В основном, есть дополнительные взгляды, просматривающие контент, чтобы убедиться, что ошибки или посты с брэндом не проскальзывают через трещины. 

Контролировать работу новых сотрудников

Новым сотрудникам требуется время, чтобы ознакомиться с политикой вашего бренда в социальных сетях . По мере того как новые сотрудники учатся, рабочий процесс утверждения в социальных сетях может ограничивать количество публикуемых материалов. 

Например, использование программного обеспечения для утверждения в социальных сетях может ограничить доступ стажера или нового найма к платформам социальных сетей и ограничить случайное размещение или планирование. Новые сотрудники могут по-прежнему работать с контентом в социальных сетях, но этот процесс снижает риск того, что что-то будет опубликовано, что нарушает политику компании, является неправильным или просто не соответствует стилю бренда. 

Ограничить совместное использование пароля

В больших группах обмен паролями может стать проблемой безопасности. Или для сторонних компаний, работающих в социальных сетях, необходимо одобрение клиента перед публикацией.

Настроив рабочий процесс утверждения, вы можете ограничить совместное использование пароля членами команды, которые утверждают содержимое на заключительном этапе процесса. 

Поощрять сотрудничество эффективным способом

Постоянное зацикливание всей вашей команды — плюс нескольких заинтересованных сторон — мешает эффективности, замедляет рабочий процесс и может повлиять на ваш календарь контента в социальных сетях . Рабочий процесс утверждения упрощает процесс и повышает производительность .

Это потому, что процесс утверждения контента в социальных сетях четко определяет роли сотрудников. Когда возникают конкретные запросы, сотрудники знают, кто несет ответственность за каждый шаг процесса. Это означает, что сотрудники могут сотрудничать напрямую и эффективно. Не всем нужно видеть все на каждом шагу.

Кроме того, рабочий процесс утверждения помогает сотрудникам придерживаться графика. Это предотвращает создание контента, о котором забывают или не публикуют. То есть труднее забыть опубликовать что-либо, если кто-то, кроме вас, также ожидает увидеть это. Ура крайний срок ответственности!

Как создать процесс утверждения в социальных сетях

Контрольный список одобрения в социальных сетях

Выполнив эти шаги, вы можете создать процесс утверждения, который будет работать для всей вашей команды в социальных сетях. 

Шаг 1. Узнайте, как процесс утверждения связан с вашей стратегией в социальных сетях 

Хотя ваша стратегия в социальных сетях, вероятно, будет развиваться по мере роста вашего бренда, убедитесь, что вы знаете свои краткосрочные цели в социальных сетях и то, как вы собираетесь их достичь.

  • Узнайте, как выглядит стандартная неделя социальных сетей для вашего бренда. Какие социальные платформы вы используете и сколько постов вы создаете? 
  • Знайте, чего ваш бренд пытается достичь в социальных сетях. И все ли сотрудники, работающие в социальных сетях, понимают эти цели?
  • Знайте, что происходит, если ошибка падает через трещины. Кто несет ответственность за последующее наблюдение в случае возникновения проблем?

Шаг 2: выяснить, кто участвует и какова роль каждого

Чтобы рабочий процесс в социальных сетях был максимально эффективным, привлекайте только основную команду, активно работающую над присутствием вашего бренда в социальных сетях. Затем доверьтесь тем членам команды, которые делают то, что у них получается лучше всего!

Какие сотрудники вовлечены — и сколько сотрудников вовлечены — будет отличаться в зависимости от размера вашей компании. Для начала узнайте, как вы будете организовывать свои команды и социальные сети, которые использует ваш бренд. 

Блок-схема организации разделена на команды, затем участников, а с другой стороны - социальные сети.

Например, вы должны знать:

  • Кто создает и планирует контент в социальных сетях
  • Кто редактирует контент для поддержания качества
  • Кто утверждает и публикует контент 

В компании среднего размера процесс утверждения может включать следующих сотрудников:

Создатели контента

Работа, которую выполняют эти сотрудники, занимает первое место в процессе утверждения в социальных сетях. 

Создатель контента в социальных сетях

Это сотрудники, которые исследуют идеи для нового контента, пишут контент, заполняют контент-календарь и выявляют пробелы. Они также могут отвечать за планирование контента на идеальные дни и времена на основе аналитики в социальных сетях . 

Дизайнеры социальных сетей

Дизайнеры социальных сетей будут сотрудничать с авторами над сопроводительными изображениями или графикой. 

Социальные медиа видео редакторы

Если в социальных сетях требуется видео, эти сотрудники будут привлечены к сотрудничеству с создателями контента и дизайнерами.  

Редакторы контента

После составления контента процесс перемещается вверх по иерархии компании для утверждения. Эти сотрудники несут ответственность за обеспечение своевременного выхода контента, предотвращение отставания контента и его качественное редактирование. 

Редактор социальных сетей

Роль этого сотрудника может заключаться в том, чтобы редактировать посты и следить за тем, чтобы весь контент был безошибочным и имел фирменный стиль. Они могут также передавать запросы на внесение изменений с создателями. 

Менеджер социальных сетей 

Этот сотрудник может утвердить контент и убедиться, что все запланировано для запуска в нужное время. 

Редактор социальных сетей и менеджер социальных сетей также могут иметь больший доступ к используемому вами инструменту одобрения социальных сетей или приложению для одобрения социальных сетей. 

Например, в Hootsuite настройки разрешений можно контролировать и ограничивать. Вы можете ограничить доступ создателей контента, чтобы только редакторы и менеджеры могли публиковать контент. Это исключает случайное появление контента до его утверждения. 

Выделение члена команды без прав в Hootsuite

Это также упрощает рабочий процесс. Hootsuite позволяет пользователям редактировать рабочий процесс утверждения, позволяя сотрудникам отслеживать, когда требуется их ввод и когда их задача завершена.

Бонус: получите бесплатный, настраиваемый шаблон руководства по стилю в социальных сетях, чтобы легко обеспечить единообразие внешнего вида, ощущения, голоса и тональности во всех ваших социальных каналах.

Редактирование пользовательских утверждений в Hootsuite

Шаг 3: Опишите ожидания вашего бренда

Какой контент публикует ваш бренд? Какой язык использует ваш бренд? Тон вашего бренда игривый и веселый? Или информативно и серьезно? Как вы относитесь к хэштегам и смайликам? Это все, что нужно учитывать для обеспечения того, чтобы контент вашего бренда в социальных сетях был постоянным, качественным и всегда присутствующим на бренде. 

Убедитесь, что ваша компания разработала руководство по стилю для своих сотрудников. Это подробный документ с описанием ваших социальных сетей. Он может включать в себя все, от тона и стиля письма до фирменных цветов, использования фотографий и шрифта. 

Шаг 4. Установите график от создания до публикации. 

Дайте себе достаточно времени, чтобы написать, отредактировать и запланировать качественный контент! 

Определите, сколько времени понадобится создателям, чтобы написать большую часть контента. Затем определите, сколько времени занимает редактирование этого контента, запланируйте его и одобрите. Затем установите график рабочего процесса, который кажется справедливым, основываясь на этих знаниях.

Сроки, которые вы установите, будут зависеть от объема контента в социальных сетях, который создает ваш бренд, размера вашей команды и рабочей нагрузки каждого сотрудника. 

Шаг 5: Установите сроки для всех, кто вовлечен в рабочий процесс

Установка сроков для каждого сотрудника, участвующего в процессе утверждения в социальных сетях, поможет избежать публикации и редактирования в последнюю минуту. Это поможет избежать попадания контента на утверждение. И это поможет предотвратить узкие места контента. 

Определите регулярные сроки для всех в процессе утверждения и график, в котором каждый будет нести ответственность за своевременную доставку. 

Например, шаблон процесса утверждения в социальных сетях может включать: 

  • Создатели доставляют подготовленный контент до 15 числа каждого месяца. 
  • Редакторы, предоставляющие готовый контент до 20 числа каждого месяца. 
  • Составление расписаний менеджеров, качественный контент на следующий месяц до конца текущего месяца.

Шаг 6: Описать процесс уведомления для обратной связи

Как утверждающий получает уведомление о завершении контента? Как создатели узнают, нужны ли правки? 

Возможно, вы используете электронную почту, Slack-уведомления или другое приложение для одобрения в социальных сетях. 

Но, вероятно, следует упомянуть, что использование Hootsuite в качестве инструмента утверждения в социальных сетях позволяет настроить оповещения, чтобы вы никогда не пропустили сообщение или назначенную задачу. Увидеть ниже:

Настройки уведомлений для Hootsuite

Уведомление о публикации в социальной сети, которая нуждается в утверждении на панели инструментов Hootsuite

Hootsuite также позволяет утверждающим предоставлять обратную связь на той же платформе: 

Утвердить сообщение на панели инструментов Hootsuite

Отклонить сообщение с пробелом по причине в панели инструментов Hootsuite

Шаг 7: Включите инструменты, которые определяют проблемы

Включая цифровые инструменты в рабочий процесс утверждения, вы еще больше устраняете вероятность того, что человеческая ошибка позволяет ошибкам проникать через процесс утверждения. 

Поощряйте вашу команду использовать инструменты и приложения, такие как:  

  • Грамматика для поддержки орфографии, грамматики и ясности письма. 
  • Canva для поддержки дизайна. 
  • BeFunky для поддержки редактирования фотографий. 

Шаг 8: Следите за тем, как все идет 

Наконец, найдите время, чтобы подумать о том, как прошел процесс для всех участников процесса. Обсудите, где может быть место для улучшений. 

Возможно, вы начнете с использования шаблона процесса утверждения в социальных сетях, а затем адаптируете его для удовлетворения уникальных потребностей и целей вашего бренда и команды. 

3 инструмента одобрения социальных сетей, которые ваша команда может использовать

Так же, как нет единого шаблона процесса утверждения в социальных сетях, который работает лучше, чем другой, не существует ни одного инструмента или приложения для утверждения. В зависимости от размера вашей команды и вашей стратегии в социальных сетях, различные инструменты могут лучше соответствовать вашим потребностям. 

Вот только четыре варианта для рассмотрения. 

1. Hootsuite

Наряду с возможностью группам планировать публикации в социальных сетях для многочисленных социальных платформ, Hootsuite Enterprise позволяет пользователям приглашать сотрудников в группы, группировать сотрудников по задачам и назначать задачи конкретным членам команды. Также пользователи могут устанавливать права доступа и настройки доступа .

Приглашение новых членов команды в панель управления Hootsuite

Кроме того, Hootsuite позволяет пользователям планировать до 350 публикаций в социальных сетях . Это идеально подходит для брендов, создающих много контента через несколько социальных каналов. 

Использование Hootsuite означает, что каждая часть рабочего процесса может происходить на одной и той же платформе. Контент может быть составлен, отредактирован и одобрен на панели инструментов Hootsuite. 

Вот как старшие сотрудники вашей команды могут использовать Hootsuite для утверждения сообщений, созданных создателями социальных сетей:

2. Google Sheets

Для команд, уже знакомых с платформами Microsoft, Google Sheets может быть эффективным для составления, редактирования и совместной работы над контентом. Поскольку он не подключается напрямую к социальным платформам вашего бренда, этот инструмент может быть идеальным для команд, которые хотят ограничить совместное использование паролей и ограничить доступ к социальным каналам. 

3. Трелло

Этот инструмент помогает организовывать команды, когда дело доходит до сотрудничества. Организуйте задания и раскрасьте их в карты и доски Trello. Выделите задачи для члена команды и отметьте вашу задачу как выполненную, когда ваша задача будет выполнена. А благодаря функции «упоминания» вы будете знать, что член вашей команды получает оповещения по мере продвижения процесса. 

Этот инструмент повышает общение. Функция перетаскивания делает его удобным для пользователя, он визуализирует процесс рабочего процесса, и вся команда может быть в курсе событий по мере развертывания процесса утверждения. 

Комментарии запрещены.